组织|关键会议:设计重要对话,促进组织变革

首页 > 组织战略   发布机构: 智慧云董事会  2019-08-28 07:00

在VUCA时代,组织会遇到越来越复杂和不确定的挑战和问题,如何有效找到应对之道?看看他们是如何开会的,就能够判断他们的组织能力。

《关键会议》一书聚焦如何开好组织中非常重要的会议:需要多方参与的共创会,旨在解决复杂、模糊、需要多元参与、对组织未来会产生重要影响的会议。当有效掌握其要领,这样的会议将为公司创造突破性的关键时刻。

成功的关键会议:

创造非凡的参会体验

尼尔·格里默热衷于健康食品——尤其是当他有了两个可爱的小女儿后。格里默是珀拉姆有机食品公司(Plum Organics)的合伙人、总裁和“老爸”。这是一家成立于2007年的婴儿食品公司,公司目标是改变婴幼儿的饮食方式。这家公司生产长保质期的有机食物(产品以特殊成分为特色,如紫色胡萝卜),其包装采用最新技术,如从日本进口的可再密封袋。到2012年,珀拉姆有机食品公司已经拥有固定的客户群体,年收入接近4000万美元。

2012年年初,格里默觉察到公司的发展到了一个转型阶段。其他采用同样生产方式的小企业异军突起,严重威胁到本公司的客户和市场。与此同时,珀拉姆有机食品的触角已经拓展到嘉宝、贝奇特这些领军企业的大市场。“目前我们的主要收入来自这些企业的亏损。” 格里默说道,“但我们只能占据一小部分市场,他们会注意到我们并采取行动。” 格里默觉得是时候让公司董事会成员进行一次关键会议了。5名成员——都是成功的创业者或主要的投资人——他们在微妙、复杂的竞争市场浸染多年,比他更富有经验。格里默需要他们的建议和指导,但要做到这点,格里默需要采用不同于以往的方式。“我们以前也探讨过关于竞争的种种可能性,但这些都是理论上的假设,难以实现。”格里默说,“这次,我们需要进行一次以行动为导向的沟通。 会议参与者的美好体验将促进高质量产出 在这样的关键时刻,大多数主管通常都会采用传统的商业规划和战略工具。格里默不同——他可是一位训练有素的雕塑家和设计师,而且富于创意。他并没有把公司的主要竞争对手向董事们作常规的密集展示和工作汇报(董事们对这种方式并不陌生),他采用作战模拟演习的方式进行关键会议。 在这个为时2小时的会议上,格里默为每名董事会成员搭配一名珀拉姆有机食品公司的员工,每组扮演一家珀拉姆的竞争对手。在头一个小时里,他要求各组进行网上调研,制定规划并向大家汇报。各组的任务是:找到一种办法,夺回被珀拉姆有机食品公司占据的小部分却日益增长的市场份额。为了清楚地说明任务,格里默使用幻灯片来介绍这次活动,幻灯片上只有3个词——“婴儿”“食品大战”,与一幅可爱婴儿挥舞拳击手套的图片。 对这次会议,格里默还是有些担心。作为一名有经验的咨询顾问,他认为这次会议成功的可能性很大。但作为公司的总裁,他不太确定董事们会对这次不同寻常的任务做出什么反应。“我本想把详细的背景材料提供给他们,”格里默说,“但我没有这样做,而是让他们亲自去做主要的调研,他们是可以拒绝的。如果他们不能以正确的态度参与这次活动,那么最后的结果就好不到哪儿去。 但是,格里默多虑了。各组成员很快开始行动。每个人都清楚地看到其他小组的努力,竞争意识油然而生。甚至,格里默发现两个小组一度进行了合作。扮演私人品牌的小组和扮演一家与珀拉姆有机食品公司相似的小型竞争对手的小组共谋策略。 把多方视角和观点带入会场,人们通过对话能够聆听彼此,相互探询,渐渐形成共识 在团队重新汇集之后,那两个进行了合作的小组给出了占领有机婴儿食品市场的精彩策略方案:组合策略,连环出击,同时占领高端和低端市场;使用不同的品牌,但享有同一供应链和经销网络。 “演习一开始,每个人都立刻感到竞争感,”格里默回忆道,“竞争意识是发自内心的。在那一刻,我们感觉我们好像在参加竞争对手的董事会议。这之后,其他扮演者也进入角色,演出精彩极了。” 最终,活动的结果超出了格里默的预期。“我们达成了真正意义上的共识,若不这样做,它根本不会发生。”他补充道。模拟演习清晰地把珀拉姆有机食品公司面临的主要问题摆在眼前——面对日益严峻的竞争环境,公司如何进行战略定位。会后,董事们也对能起作用的竞争动力达成了更强烈的共识。随后的几个月,珀拉姆有机食品公司需要拓展国际市场以巩固其竞争地位。2013年年初,它买下了一家类似的英国公司,命名为珀拉姆(英国)。 到目前为止,虽然竞争激烈,但是珀拉姆公司仍然以强劲的势头持续发展着,其2012年的组合收益超过了9000万美元。2013年中期,金宝汤公司(Campell’s Soup)买下了珀拉姆公司。很多因素共同促成了珀拉姆公司的成功,但那场婴儿食品大战是重要的关键时刻,推动公司朝着积极的方向发展。 企业透过领教工坊—及优学院的价值观共识营梳理公司使命、愿景、价值观在内的企业文化 那场婴儿食品模拟演习发挥了巨大的作用,原因在于:董事会成员没有懒散地坐在那里,傲慢地评判管理团队的工作,而是参与活动并积极解决问题;参会人员的热情和斗志被激发出来;格里默勇于冒险且定位准确——因为他很清楚常规的商业模式已经无能为力。 格里默所采用的方法并不需要很多的道具、大量的数据或先进的辅助技术。它只需要一丁点儿创造力和勇气——并且最重要的是,思维方式的转变。

设计、战略、对话

——透过关键会议创造突破性时刻

高质量的关键会议能带来突破性的时刻(Moment of Impact)例如,在战略会议上让自以为是的高管们模拟竞争对手,讨论超越自家公司的方法和策略,PK之后,大家的紧迫感一下子就起来了。这种会议设计既有戏剧性又令人难忘,同时还能够促进参会者的全情投入,而高质量的投入,就会有高质量的产出。 如何创造这样的突破性时刻?《关键会议》一书提出3个重要的关键词:设计、战略和对话。 1、设计:从设计师的视角来看待会议。会议的用户就是参会者,是与会议目标强相关的利益相关者,他们美好的参会体验,会促进高质量的产出。当你能够做出影响他人的决策,你就是个设计师。 2、战略:所谓关键会议,是对组织能够产生战略性影响的会议,用的话就是:能够为组织带来影响力时刻(Moments of Impact),它可以是战略规划会议,也可以是组织的文化共识营、产品规划会、各种议题的共创会,等等。 3、对话:要能够解决复杂、模糊、困难的问题,需要拥抱多元视角和观点,其中特别强调对话的作用,围绕会议目的是把多方视角和观点带入会场,人们通过对话能够聆听彼此,相互探询,渐渐形成共识,拨云见日,共同创造解决问题的方法。 企业如何开好组织内的关键会议,是亟待提升的组织核心能力之一,相信本书将对中国企业提升组织能力带来帮助。


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  编辑 | 智慧云

智慧云董事会,定位于"高成长企业的外部董事会",为高成长企业的企业家和高管提升领导力,并用群策群力的方法解决战略问题,核心产品是为企业家定制的私人董事会,以及为企业高管定制的群策群力工作坊,致力于提升企业家领导力,助力企业高速成长。

  

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