如何实现在繁忙的工作中从容不迫地“摸鱼”?

首页 > 其他   发布机构: i人事  2020-10-22 12:51

相信不少拖延症患者在童年时期都有这样的经历,暑假期间一直贪玩,把作业拖到了最后,在假期的最后几天为了赶作业而焦头烂额。


有一位日本人中岛聪在小学三年级时也是如此。


叔叔打来电话问:“去不去海边玩儿?”中岛聪在这一刻后悔不已,如果早点把作业写完,就可以去看海了。


一遍憧憬着擦肩而过的看海的机会,一边写作业,别提有多懊恼了。


这一经历,成了中岛聪人生的转折点,他下定决心,不能再失去看海的机会,作业绝不能再拖延。


在下一个假期中,他克服了各种辛苦和不情愿,在暑假的前两周内完成了全部的作业。


暑假一共5周,于是后面的3周时间就可以自由享乐,安排自己想做的事情了。


沿着这样的思路,中岛聪从少年时期便总结出了一套自己的时间管理办法:


比如“只做那些非做不可的事情”,“用节省下来的时间做自己喜欢的事”,“如果不想做不喜欢的事就只能提高效率”等等。


最终考入了日本早稻田大学,1985年理工学硕士毕业后,入职日本电报电话公司,后来参与开发了轰动一时的windows 95,Internet Explorer 3.0/4.0等重要程序,并最终走上了自主创业之路。


对于日常的工作和学习,中岛聪在《任务就要按时完成》一书中总结出了2:8的原则,即如果工作期限为10天,就要用最初的2天完成8成任务。


这样就可以在剩余80%的时间里从容不迫地收工。也就是说,最大限度地争取到余闲,轻松工作。


1

“最终冲刺型”思维方式是万恶之源


大部分人从制订工作计划的阶段开始,就对“工作截止时间”这个概念抱有一些误解。大致有以下几点:


l 计划充其量只是预测,工作未必能按计划推进;


l 在临近截止日期的时候,要熬夜加班拼命努力;


l 无论如何也无法按时完工的话,就只能改变工作计划了。


“最后冲刺型”思维方式最大的陷阱在于,只有到最后,你才能知道任务的难度。


无论什么工作,如果你没有全身心投入地认真去做,就不可能对任务有一个清醒的认识和准确的把握。


因此,你用“最后冲刺”的方式去工作,在后期很可能会出现意想不到的问题,导致工作延期,影响全局。

2

全速起跑,一鼓作气


全速起跑非常重要。


中岛聪认为,如果工作期限是10天,你就要要求自己用20%的时间完成80%的任务。


在工作的初始阶段,你就要以火箭发射的速度与力度全力以赴。


这样,即使出现工作失误,你也还有挽回的余地和补救的时间。


总之,在这段时间内,你要竭尽全力专注于工作,尽可能地排除一切障碍与风险,不必纠结于邮件、电话等琐事,而是要将所有认知资源都投入到重要工作中去。


不要想好了再做,而是要边做边想。


预定时间用掉20%的时候,对工作的推进状况进行一个客观的评估。


如果完成了80%,你就可以基本判定工作能够按期完成;如果仅完成了60%,你就要有危机感,认识到工作的难度;


若工作的完成度未达到60%,你就要意识到很可能难以按时完工,这时需要向上司说明情况,请求重新考虑工作时间。


反之,如果你在20%的时间里完成了80%的工作,就可以承诺上司“按计划交工”,在后面的8天里从容推进剩余的20%工作。


如果你尚有闲暇,就可以为下一项工作做准备。


在后面80%的时间内,你的工作重点就不再是“全力以赴、高速前进”了,而是“提高工作的精度和质量”。


用8成时间完成2成工作,相信你的心态也是沉稳冷静,胸有成竹,你也必然能够提交出令人感到赏心悦目的成果。


3

提高专注力的秘密武器

接到任务后,在最初的两天完成80%的工作——这件事做起来的难度也许会超出你的想象。


虽然说名义上,我们是利用两天时间对工作进行一个预估,但实际上,我们就是实实在在地拼全力、赶进度。


中岛聪把前两天拼命工作的状态称为“界王拳”。


“界王拳”是著名漫画《龙珠》中主人公孙悟空从师傅界王那里承袭的绝招。


当孙悟空使用这种招式时,全身会红光笼罩,能够迅速将自己的战斗力提升数倍甚至数十倍。


比如,使用3倍“界王拳”,则战斗力增至3倍。在漫画作品中,“界王拳”的倍数可以从2倍到20倍。


前两天的工作需要全力以赴地去拼,具体来说就是需要极度专注。


如何维持专注力是困扰很多人的问题,中岛聪找到的最简单的方法就是想象自己在使用“界王拳”,将战斗力成倍提高,击败对手,即眼前的工作。


在不同阶段分别需要使用几倍的“界王拳”。


比如,在最初的两天之内,要使用20倍“界王拳”,这并不是说要精确付出相当于平时20倍的努力,重要的是,要让自己的身心进入最佳迎战状态。


只有这样,我们才能像漫画中的主人公击败强敌一样,有力驾驭自己的工作。


你可以想象自己的状态,给自己明确的心理暗示,这非常重要。

4

工作进展一帆风顺时

反而可以考虑熬夜

熬夜是“最后冲刺”的一种方式,也是很多人在临近截止日期时的例行公事。


熬夜工作的缺点,包括工作效率减低,加之“限期临头”,魂不守舍,等等,不仅无法让你按时完成工作,还会让你身心俱疲。


中岛聪提出,在工作进展一帆风顺时,自己反而会熬夜,从某种意义上来说,这也体现了其时间管理术之精要。


如果你在撰写计划书,这段时间内就应该完成了计划书的大体结构;


如果你在写营销推广方案,就应该已经有了方案的整个框架;


如果你在作曲或绘画,就应不拘小节,让作品整体结构的创作一气呵成。


你可能会想,“为什么要这么拼”。原因就在于,为了纠正“最后冲刺”的坏习惯,只有这样“拼”,你才能彻底改变。


如果你想改变自己的人生,从此不再拖延,就可以从现在开始,彻底切换到“全速起跑”模式。


我们在工作的时候,都会抱有一丝焦虑,担心自己不能按时完成——不过,我们却经常意识不到这一点。


因此,越早动手,这份焦虑就会越早消除。


如果你早动手,拼尽全力,在规定期限的2成时间内完成大部分工作,就会获得一种前所未有的轻松体验。


那一瞬间,你眼中的世界会发生180度的转变,这种畅快淋漓的感受,你值得体会。


©本文整理自中岛聪《任务就要按时完成》。碧读好书,侵删。

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