HR如何做好背景调查?背调不仅仅是例行公事而已!

首页 > 招聘选拔   发布机构: 易职信  2020-05-28 06:43

企业选拔中高层管理人才的过程一般是严密复杂的,而且是一项长期的筛选过程:从确定空缺职位、职位描述、理想候选者的特征描述再到简历筛选、面试、背景调查、发出录用通知并且开始下一轮新的招聘。
对于很多企业来说,面试结束之后人力资源部门可以长舒一口气因为这个过程已经大大缩小了候选者的筛选范围。
虽然大多数情况下,背景调查都会被看作一个常规的程序,但事实上这一步左右了最终的决定,如果所有细节都非常到位,那么这项工作对于吸引候选者最终进入企业将会起到非常大的帮助作用。
背景调查的目的
无论猎头对候选人的背景调查,还是企业自己对准备入职员工的背景调查,大家的目的都不是为了故意挑人的刺,都是为了对入职的人和企业自己的负责。为降低因人员招聘带来的风险,避免因人员招聘不当产生的经济及技术损失,并为员工聘用提供客观、真实的参考依据。
如果仅仅是问答的形式,人们会经常低估从背景调查中能够收集到的信息数量。在这个过程中,你并非找出各种可以排除候选者的因素,相反而是找到可以帮助你在众多候选者之间取舍的因素,或者让你确信最终确定人选适合企业未来发展。
有时候背景调查会突显候选者的一些关键特质从而帮助其从众多候选者中脱颖而出,有时候你可以从背景调查中了解候选者的潜在特质,这将有助于在以后的工作中对其进行正确的培养。
一方面,背景调查可以发现一些令人吃惊的却能使候选者落选的细节。例如,在筛选CEO的候选者时,如果发现他进入某所大学学习,但是却未完成课业,那么这个细节可能会导致其落选。
另一方面,背景调查同时也可以发现一些微妙的细节,从而帮助在两个候选者当中做出艰难抉择,或者确保最终入选者一旦进入企业就会得到很好的培养。
一位业内资深人士说:“在一次关于一个中层职位的筛选中,我们曾经碰到这样一种情况,最后两个候选者都非常优秀、非常有能力,每个人看起来都非常适合这个职位,真的非常难以取舍。但是,经过深入研究两位候选者在面对挑战时的思维倾向以及解决方式,我们做出了最终的选择,而这位胜出者也是以其自信、积极的态度以及良好的沟通技巧胜出的。通过对背景调深入研究得出的这些特质使得候选者脱颖而出,同时也帮助我们做出最终的抉择。”
此外,背景调查可以帮助人力资源管理者把合适的员工放在合适的位置上。比如,在针对CEO人选的背景调查的过程中,发现有个候选者的财务能力不是最佳,但是其他方面的能力都非常强而且管理能力也非常适合公司发展的需要。在这种情况下,面试小组并不一定要把其从备选名单中剔除,相反,可以最终录用他,同时在管理团队中帮他安排一个财务管理能力很强的CFO,从而确保管理团队具备管理整个企业的所有素质能力。
充分信任背景调查得出的信息并对其进行深入分析对于得出关键结论非常重要。背景调查的出发点就是所有工作的细节都是为了企业和个人未来更好的发展,而不是仅仅找出某些不适合职位的“污点”或者是那些你已经知道的信息。对于信息的重视是做好后续选拔工作的关键,这种重视的态度也会有助于候选者以诚实和直接的态度来提供相关的信息。
为了达到这种目标,你必须花费一定的时间与候选者进行沟通,告诉他们背景调查的重要性以及给他们未来的发展可能带来的机会。同时要注意的是,尽管你只想得到某些明确的信息,但是这个调查的过程要像与朋友的谈话一样愉快,这会有助于候选者积极配合整个背景调查的过程。
特别提醒:
在进行背景调查前,最好以书面形式征得被调查员工的同意,限定要调查问题的范围,主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查,而与工作无关的,特别是涉及到个人隐私的问题将不会在调查范围内。在面试时公司也有义务提醒应聘者可能会对其进行背景调查,如果是不愿意接受调查的应聘者一般可以直接淘汰,而愿意接受调查的应聘者有权利被告知。
背景调查的结果只能作为录用决策的参考,而不能作为唯一的评判依据。因为背景调查以调查对象会说出真相为基本假设前提,但不排除调查对象提供虚假信息的可能。
背景调查合法吗?
《中华人民共和国劳动合同法》第八条用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容,工作条件、工作地点,职业危害,安全生产状、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况,用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应如实说明。
《就业服务与就业规定》第十三条用人单位应当对劳动者的个人资料予以保密,公开劳动者的个人的资料信息和使用劳动者的技术、智力成果、须经劳动者本人书面同意。
因此,对就应聘者的调查有限制性,必须是与劳动合同直接相关的内容,对调查过程中获取的劳动者个人资料具有保密义务。
背景调查需要调查哪些内容?
在实施背景调查的过程中,获取深层次的信息对于选取合适的人选非常重要,但是如何获取这些信息呢?你可以选择一家专业的调查咨询公司来帮助你收集这些信息,同样你可以在企业内部展开收集。不论选择哪种方法,正确地实施背景调查可以帮助你获取:
硬数据:候选者过去业绩的记录、能力和技能、在企业内部各种不同职位的具体职责以及表现等等。
定性资料:能够帮助你更好地了解候选者管理能力和沟通风格的案例、业绩记录、需要改进的能力和方向,同时也包括一些涉及候选者个人性格、人际交往方式以及工作方式的资料。
进行背景调查的目标是同那些熟悉候选者或者与其共事过的人进行沟通,最好是一些共同工作很长时间或者在不同环境中工作过的同事。那开始具体展开背景调查时,你必须确保调查的对象包括候选者的同辈、直接上司、老板以及企业外部与候选者密切共事过的人士(比如供应商、客户或者合伙人等等)。这些信息可以为你提供更加全面的信息来判断候选者在与企业内外部不同对象进行沟通时的能力。
尽量避免提出那些回答“是”或者“否”的问题,相反,更多提出开放性的问题,让调查更多关注那些候选者所遇到的具体的困难,取得的成就等等。认真倾听反馈意见以及深入发掘隐藏在信息背后的实质对于有效实施背景调查有非常大的帮助。
比如面对这样的情况:有些候选者具备很强的管理能力但是却不能与CEO进行很好的相处,那么就可以询问被调查的对象在企业内部其他员工与CEO相处的情况。
另外还应注意的是,不仅要关注被调查者对候选者整体的评价,同时还应关注他们在描述候选者时所用的词语、语气以及当中赋予的感情色彩。
通常来说,如果在一个候选者所有的背景调查项目中,大部分评价都是积极的,但是在关键的指标项目中评价是消极或者是负面的,那么企业一般会选择舍弃这个候选者。企业一般会鼓励采访对象“跟着感觉走”,因为这样会得到最真实的回答。如果评价是模糊的,这个时候就需要追加问题。
比如,在需要对候选者做出正面的评价时,如果被采访者用的词语是“八面玲珑”,这个时候就需要追加问题,因为“八面玲珑”可以是褒义的,也可以是贬义的。这个时候问清楚被采访者要表达的正确意思就显得尤为重要。
在实施背景调查的过程中,避免提出有歧视性的问题,同时要用大众可以接受的方式来进行调查。这主要包括绝对不要以偏概全或者泄露候选者的信息,在收集信息时要更多地遵守一些道德准则。
候选人以往的经历(包括工作时间、岗位名称、工作职责、教育经历、薪资水平)、他人的评价等。
通用的规律是:向合适的人问合适的问题、多问数字少问感觉,多问事例少问评价,做判断时以封闭式提问去求证。记录要引用证明人原话而非自己的总结。
√ 你愿意再次启用这个求职者吗?
√ 求职者为什么离开贵公司?
√ 求职者在贵公司工作了多长时间?
√ 求职者的缺勤记录如何?
√ 求职者是否能与同事合作?
√ 求职者在贵公司的职责是否重要?
√ 求职者在工作活动中有哪些主要长处、突出业绩和重大失误?
√ 与其他承担类似责任的人相比,你如何评价这个求职者?
√ 你如何评价求职者在培训、开发和激励下属方面取得的成绩?
√ 在职业成长和开发方面,你认为求职者需要做什么?
√ 求职者受雇期间,是否出现工作事故?
√ 你是否知道一些信息,能够证明求职者不适合XX职位或对该职业构成危险?
背景调查需要遵循哪些原则?
被调查人授权,背景调查要让被调查人知情;
不涉及被调人尚未离职的公司;
不涉及被调人个人隐私;
第三方仅记录客观情况,不评价被调查人是否胜任;
给予认为有问题的被调查人申辩权利;
被调查人信息保密。
除此之外,随着企业的不断发展,在发展过程中也会遇到很多雇主与员工的劳动纠纷,例如:
(1)员工能力并不像面试时说的那么好,入职后一段时间不能完全胜任工作;
(2)员工入职一段时间才发现员工的学历是假的;
(3)员工入职后将合作很久的供应商换成自己熟悉的一家,并不断为对方输送利益;
那以上一些案例很大一部分原因都是因为员工入职前对员工的背景信息没有进行深度核实,导致由此而产生的不必要的劳动纠纷,以及用工成本的损失。
以上问题发生后,可能有HR第一时间会想,之前没有做背调,现在我是否可以对他进行一次暗调再核实一下,避免错失一个人才,也避免该员工的资质和履历的确存在风险,如果继续用下去会不会有其他的风险产生。
1、未经员工授权进行背调的风险有哪些?
HR考虑的可能是怕候选人不愿意配合背调,所以想要暗调,殊不知道暗调也是有风险的。HR代表的是企业,企业未经员工本人授权同意便对员工进行个人信息的核实属于违法行为,违反的是《刑法》第二百五十三条之一【侵犯公民个人信息罪】。
同时如果HR在没有得到候选人同意的情况下就直接进行背景调查,或者在沟通授权中没有顾忌到候选人的体验等,往往会出现让候选人有不好的体验,合适的候选人拒绝入职,HR的专业能力被质疑,企业形象受损等情况。
2、员工不配合背调怎么办?
其实背景调查已经是招聘中的一个必要环节,很多候选人可能已经经历过多次背调了,如果员工入职前没有进行背调,也没有在试用协议中约定相关条款,此时想要对员工进行背调的,一定要跟员工沟通并进行书面签字授权后再展开背调工作,如果员工配合那么一切顺利,如果员工不愿意配合,那可能该员工的履历和资质确实存在问题,此时就可以参考《劳动合同法》第四章第三十九条中的条款了。
正确的背调流程一般是确定复试人员名单后对复试人员进行书面授权流程并展开背景调查,如果因为特殊原因不能在入职之前做好背景调查,也一定要在试用期协议中补签相关条款,并在试用期间进行背景调查,如果发现问题,也好及时补救。如果入职前都没有提过背景调查,那入职后再想要做背景调查可能都是比较难了。
我们建议可以在员工入职登记表上添加“是否同意对其进行背景调查”项;或在面试结束后,告知候选人会进行背景调查,并希望他可以签字同意;或者在发offer时附带一份背景调查授权书。
一般来说,最为理想的状况就是由第三方来提供专业的针对中高层职位招聘的背景调查。原因是专业的招聘公司可以客观地收集信息从而让企业根据职位的实际情况来评估候选者的技能以及个人素质。

此外,候选者一般并不提供重要的被采访者,而专业的第三方招聘公司可以利用自身的人脉来找到最合适的被采访者,这一优势可以帮助企业获取除了候选者推荐的人选之外其他相关人士的重要意见。更加重要的是,专业的招聘公司经常进行背景调查,其专业性以及在调查的技能会大大有助于企业得到关键的筛选信息。

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