惨烈!GE、特斯拉、ZARA裁员…既然裁员不可避免,HR怎么做才能帮助企业避免负面影响?劳动力优化“三步走”计划(三)——裁员

首页 > 市场   发布机构: 人力资本管理  2020-04-02 12:02

Bradley W. Hall博士 (华为前CHRO高级顾问、高级人力资源专家)
编者按

最近,《裁员消息满天飞,我们整理了一份真实名单》一文概括整理了2020年2月初各行业的裁员信息。

据不完全统计,自疫情发生后,国内已有10余家大型知名企业启动裁员、人员组织优化,其中包括新潮传媒、OYO酒店、途家、华夏幸福、大搜车、DaDa等,涉及房地产、二手车、旅游业、在线教育、广告传媒等多个领域。

有些企业否认这些消息,“属于常规的绩效考核优化”是他们的常用说法。但另一些行业中,裁员是明白无误的消息。

随着疫情在国外蔓延,裁员狂潮更是来势汹汹,继知名快时尚品牌Zara宣布裁员后,另一知名品牌H&M公司也宣布,一些市场已经启动了关于临时裁员的计划。
报道称,H&M集团在新闻稿中只透露部分市场已经开始临时裁员谈判,其他市场也会跟进,最终可能影响全球各项业务的“成千上万”员工,更警告若情况不及时改善,不排除撤销大量固定职位。
再早些时候,通用电气也传出计划在喷气式客机引擎板块裁减约10%的美国员工,媒体称,这是美国大型制造企业进行的首批大规模裁员之一。
裁员对企业来说,是在当前疫情形势下快速降低成本的有效方法,对HR来说,这一阶段的主要工作就是执行裁员的规定流程。
在执行这些流程之前,HR自身必须要完全了解以及理解这些流程涉及到的政策法规及受影响员工心理,才能尽可能避免裁员对企业可能产生的负面影响。
华为前CHRO高级顾问,高级人力资源专家Brad Hall博士将为您介绍HR在执行裁员流程时要做的、要注意的方面,助您打造劳动力优化“三步走”计划。这篇文章介绍的是第三步——裁员。


文章虽长,满满干货

劳动力优化“三步走”计划一系列文章的目的是介绍减少劳动力成本的三个阶段过程。

第一步是全面降低劳动力成本(《熬不住了!疫情世界范围爆发、多国股市熔断、全球裁员潮蔓延!HR必看劳动力优化“三步走”计划(一)——全面削减劳动力成本)。我们提出了11种削减劳动力成本的方法。

第二步是替代性工作安排(微软关店、苹果关店、耐克关店、优衣库关店……大量员工面临短期失业!HR能做什么?劳动力优化“三步走”计划(二)—替代性的工作安排),以转移或降低劳动力成本,我们提出了四种安排:

1

职务分担

2

承包和外包

3

降薪/无薪休假

4

共享员工

第三步是裁员。在本文中,我们将详细介绍进行裁员的规定流程。

 

01

第一步:制定裁员计划

裁员计划由高管团队主导,首席财务官(CFO)和首席人力资源官(CHRO)在这个过程中是主导者。

通常情况下,高管团队成员希望能尽快裁员,而不与中层主管们讨论。主管们自然而然会保护自己的团队、尽力争取留住自己的员工。

为了尽量减少冲突,许多高管团队会制定一个全覆盖的裁员目标——例如,“每个团队裁员12%”。这样做简单快速,但却是错误的。

全面裁员计划的目标设想是减少人员。然而,一个更合适的目标应是削减劳动力成本,重新配置劳动力以适应改变后的业务计划。

另一个常见的错误是根据行业标准“合理精简”部门人员。

例如,人力资源调查显示,HR与员工的配比为1:100是企业人力资源管理的“最佳实践”。

许多公司试图坚持这样的标准,只是为了让企业领导更多为他们提供资金。如果组织有250名员工,那么1:80就可以了。但如果是1万名员工,也许1:150是合适的。

更大的公司可以通过外包、自动化降低人工成本,还可以从规模经济中获益。当对行政部门进行合理的规模调整时,比例是值得注意的,但是作为人力资源专家,你必须更深入地考虑这个问题。

一个更好的方法是重新配置劳动力以适应变化后的业务计划。精简后的业务计划会集中在核心业务上,减少不能带来利润的客户和产品/服务。由于新的客户/产品服务被取消,可能就不再需要最近聘请的专家。行政职能部门也是如此。随着人力资源管理需要更加聚焦到核心运营服务上,可能不再需要去年聘用的OD专家。将他重新安排到人力资源运营职位上会让他和你都感到挫败。

作为HR,当你制定最终的劳动力成本削减计划时,裁员计划需要当机立断,裁员行为需要一次且深入地完成。这样,你就可以自信地告诉那些“幸存”的员工:裁员已经结束,他们不会失业。

最后,在制定劳动力成本削减计划时,定好将离职员工的离职补偿方案。例如,公司会提供遣散费吗?遣散费是一次性付清还是按月支付?服务年限和工作职级在补偿方案中如何体现?医疗福利会延长吗?员工是否能接受转职服务?当方案明确时,仔细准备在每次谈话会议中要给出的材料。记住,员工情绪会很激动,不能出错!

 

02

第二步:高管沟通

对员工来说,当高管们在员工大会上讲话时,沟通过程就开始了。现在不是谈论激动人心的新机会的时候,高管演讲的目标是对离职的员工表示同情、尊重和感激。那些“幸存”的员工将会仔细聆听高管演讲。如果表达不当,许多人也会开始寻找其他工作机会。

下面是一个高管演讲的范例样本。

 

● CEO宣布裁员的讲话


一个月前,我向大家讲述了现今艰难的市场形势。我说过,我们需要将运营成本降低1亿元人民币。我还宣布了降低成本的“三步走”计划。
第一步是“全面削减成本”。我想感谢所有人努力寻找降低成本的机会。我很高兴地宣布,大家的努力使公司的成本降低了4500万人民币。
第二步是确定替代性的工作安排。我们再次降低了成本,但这一次只降低了2500万。我要感谢那些同意新工作安排的员工。你们是公司的英雄。遗憾的是,我们仍有3000万的缺口必须弥补。
第三步是通过裁员计划来减少人员。好消息是,通过前两个阶段的有效措施,预计裁员人数从150人降到50人。这对避免被裁掉的100人来说是个好消息,但对另外的50人来说可能是个坏消息。
我们已经通过两个标准确定了那些要离开的同事:
1.今年的业务计划所需要的技能。例如,今年我们将精简产品。去年我们可能需要某些技能,但今年就不需要了。去年,一些行政部门扩大了内部服务范围。今年,我们可能不得不缩小服务范围,只保留核心服务。
2.2020年计划中所需关键技能在过往的业绩表现。我们并未完全严格地看过往绩效评分。有些人可能某个技能突出,但这个技能如今不再是至关重要的。
我们努力使这个过程公平,所以我们谨慎地考量了每位员工。
我承诺在整个过程中以公平和尊重的态度对待每一位员工。我已经要求经理们亲自进行每一场离职谈话。每一位离职的员工都将获得一份基于工作年限和工资级别的离职补偿金。每个受影响的员工都有资格以公司的折扣价格购买18个月的健康保险。所有被解雇的员工都将得到再就业支持以找到新工作。转职服务部门将帮助你建立简历,并找到空缺职位。
我们不会忘记离职的员工。我们将采取以下步骤来保持公司的大门对你开放:我们将把你列入所有公司活动、聚会和聚餐的邀请名单中。当我们再次招聘的时候,你将是第一批被考虑的求职者。
过去的一个月很艰难。我个人感谢你在过去一个月和几年里的努力和贡献。你的付出帮助拯救了公司。公司的前路仍将困难重重,但我们会取得胜利的。我们需要在市场竞争战略和公司运营方式上做出颠覆性的改变。
这些改变将使我们无论是作为一个公司还是作为一个专业人士,都变得更加强大、更具智慧。我深感遗憾,我们所有人不能一起踏上这段旅程。对于那些曾和我们一起的人,我要向你们道歉,因为没有成功地找到一种不裁员也能达到降低成本目标的方法。我想对你们多年来为公司服务深表感谢。这对我们来说都是痛苦的分别。我希望有一天,在商业环境不断改善的情况下,你们中的一些人能继续回到公司。
非常感谢!感谢你们在这段艰难时期所做出的努力以及对公司的理解!

03

第三步:选择合适的员工

选择将被解聘的员工,召集同级别、同业务职能的部门经理。例如,将财务部门的所有主管聚集在一起。首先,讨论调整后的业务计划。2020年的财务状况会出现什么不同?完成新的计划需要哪些技能,需要达到什么水平?

 

接下来,张贴财务部门所有员工的名字。按职能(如税务、财务、财务分析等)和按薪酬等级(如:一组5、6、7,另一组8、9、10)分类。然后,根据业务计划所需的技能,对每位员工的技能和过去的业绩表现进行排名。

对每位员工进行讨论,并问:“为什么XX不应该被解雇?”也许他完成了公司业务发展需要的一个特别项目。例如,“他是公司里最好的电子制表员”,或者“她是我们部门的IT支持人员”。

最后,帮助财务经理,让他们知道需要在何时、何地、以何种方式进行离职通知流程,并介绍离职补偿方案。向财务经理们展示他们将在通知沟通会议上需要提供的材料,并通过角色扮演来模拟通知沟通的过程。

记住,对于业务主管来说,HRBP在裁员时是重要的顾问;但是,业务主管们才对选择哪些员工被解雇真正负有全部责任,以及将裁员的决定告诉这些员工。不要让业务主管们把这个责任丢给你。

 

04

第四步:召开通知会议

通知会议可以是经理和员工进行一对一的交流,HRBP也可以参加,大多时候是在一旁安静地坐着。通知应该是当面通知,不要集体或书面通知。选择一个安静的办公室。关掉电话、仔细倾听、不要抱胸而坐。

30年前,我在吃午餐的时候收到了通知,我的经理一直笑着跟我说他的三明治太辣了。到现在我仍然记得,每当我想起这件事就会生气。这样的行为很不尊重人。被解雇的员工会记住沟通会议中发生的每一件事,并可能会告诉留下来的同事。如果经理把有些细节搞砸了,在未来的几年里,员工会牢牢记起这些事,然后苛刻地评判他。

帮助经理完成这个沟通,给他一个示范样本,并确保他按照示范进行,以避免法律问题和低效的谈话。不要让他做出诸如重新雇用等承诺,帮他避免冲突。逻辑性的辩论对情绪低落的人没有意义。不要试图去赢得一场争论。

下面是一个范例。

● 裁员沟通示例


XX,你也知道,由于最近市场发生变化,我们不得不改变我们的业务计划。而新的业务计划要求我们改变组织结构,削减成本。遗憾的是,你的职位也在被裁员之列,我们不得不通知你,今天是你最后一天上班。我们会告诉你有关离职补偿和失业保险的相关信息。很抱歉要告诉你这个消息。在继续接下来的谈话之前,我想知道你现在的感受,还好吗?

今天,大概有52个岗位被裁掉了。出于对涉及其中的其他员工的尊重,我要请求你对今天的谈话尽量保密。我们希望亲自告诉这些受影响的员工们。另外,我知道有些人喜欢不被注意安静地离开,有些人想要和几个关系不错的同事说再见。我们会尊重你的决定。你想以什么样的方式离开?最后,我要感谢你过去X年的辛勤工作和奉献。你的努力让公司变得更好,就我个人而言,我会想念和你一起工作的日子,谢谢你为公司所做的一切。

现在,我会让(HRBP的姓名)和你讨论离职手续和离职补偿。(讨论薪资、福利、未休的假期、推荐信、新工作介绍、上交公司财产、进行中的项目交接等等。还要讨论归还电脑、手机、员工工作证、关闭电子邮件访问等。)

员工疑问解答 ●

Q1:为什么选择裁掉我的职位?(提示:不要过度解释)

A:很遗憾,由于公司预期的收入下降了,我们的成本也必须降低,否则公司就会破产。我们最大的可变成本是劳动力成本。公司需要重新配置劳动力以适应业务计划的变化。我们将停止提供一些产品和服务,精简许多日常运营活动。涉及这些岗位的员工将会被解雇。选择需要裁掉的岗位是一个经理所能做的最困难的事情——因为它会深深地影响每一位我们所珍视的同事的生活。这就是为什么我对此感到很抱歉。

Q2:对于这样的决定我要申诉!(提示:不要争论)

A:这是最终的决定。是我的老板和部门副总裁批准过的。我们的人力资源同事参与了整个过程中的每一步,由人力资源副总裁做出了最终决定。

Q3:我可以申请减薪或减少工作时间以保留工作岗位吗?

A:对不起,这是最终的决定。也许当我们开始重新招聘时,你可以申请。但就目前而言,解雇是最终决定。

Q4:还有谁被解雇了?我们部门就我一个人被解雇吗?为什么是我?(提示:表现出同理心,不要讨论绩效问题)

A:我不能透露你的部门还有谁被解雇了,我们还没有和他们进行沟通。(第一种回答

是的,你是我们部门唯一被裁掉的。我想说的是,请不要觉得你让任何人都失望了。我想让你知道,一旦解除招聘冻结,你可能会被考虑重新聘用。现在,请理解我们必须裁掉一个岗位,从职能的角度来看,你的职位是最有意义的。(第二种回答)

Q5:这怎么可能呢?我离开公司后,谁来做我现在做的所有工作?(提示:要仔细、尊重地倾听。但要注意表示赞同)

A:是的,你的岗位被裁掉之后,这个部门的其他成员将不得不承担你原来的工作。我们必须重新考虑我们的运作方式,这样才能以更少的人做更多的事。我们的HRBP在这里会与你讨论离职补偿和其他重要福利有关的细节。

Q6:你能为我写一封推荐信吗?在我找到另一份工作之前,我能继续在这里工作吗?

A:我们有针对这些问题的人力资源政策。XX,我们的HRBP,请介绍关于这些问题的人力资源政策。

Q7:我现在真不知道说什么好,我们能换个时间再谈吗?

A:当然。你可以回家,和你的妻子谈谈,把你想问的问题写下来。也许XX,我们的HRBP是谈论离职补偿问题的最佳人选。但是,我随时愿意继续我们的谈话,并帮助你进行接下来的求职。我们2-3天后再谈吧。

会议结束后,允许员工回家或休息一天。不要让他像罪犯那样走出办公室,让他保持尊严,给他时间和空间来处理他得知的消息。

管理者如何帮助被解雇员工,这里有几条建议:

1

 给每个人安排一名工作教练。

指派经理担任一到两名员工的工作教练。许多被通知解雇的员工在情绪上处于崩溃状态,悲伤和失落的五个阶段是:

1.拒绝与孤立;

2.愤怒;

3.与公司交涉;

4.沮丧;

5.接受。

工作教练必须明白,每个受影响的员工都会经历这些阶段。刚开始时缓缓疏导。每周进行追踪和登记。负责裁员的人力资源主管每周五召开一次工作教练会议,为期六周,由工作教练汇报所负责的员工的进展情况。这样给教练们一定的压力。

2

在领英上为员工写推荐。

3

雇佣离职员工进行短期咨询项目。

这向其他人表明你重视员工的工作。

4

帮助员工准备一份推荐列表。

这些人可能包括以前的经理、客户、供应商和其他了解员工工作的职场人士。

5

询问员工是否愿意由你把他的信息发送给你在Linkedin上的联系人,以帮助他找工作。

发送的内容页包括指向离职员工的LinkedIn个人资料页面的链接。

6

在离职员工离开三到四周后,约他共进一次午餐或一起喝咖啡。

鼓励离职员工,帮助他们找工作。

7

让员工清楚他们被解雇是因为成本问题以及重新调整员工队伍的需要。

要多次强调这一点。现在,他们比以往任何时候都更需要信心。

05

第五步:留意并跟进留下的员工

通知过程完成后,与员工进行沟通。在演讲中,解决以下问题,并让他们提出更多的问题。

1.公司如何对待我们的朋友和同事?

2.我们达到成本目标了吗?

3.不久还会有更多的裁员吗?

4.我们将如何处理工作量?

在经济低迷时期,业务计划的预期会缩小,产品和服务的供应将会减少,劳动力成本也将会降低。当业务计划改变时,必须重新设计组织结构。为了支持组织变革,必须重新配置劳动力。

本系列文章描述了一种系统的方法,用于最大限度地保留关键技能,同时最小化对组织文化的破坏。在降低成本的过程中,成功的三个关键要点是:1、制定详细的削减劳动力成本计划;2、反复沟通该计划;3、对那些被解雇的和留下来的员工表示尊重和同情。



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