疫情期复工,人力资源部门你准备好了吗?

首页 > 市场   发布机构: HR私董会  2020-02-16 20:45

袁兆江伙伴云

本文共计 3628 个字文字阅读时间约 4 分钟

来自一位经历过北京非典、武大校友创业者的建议

我是伙伴云的创始人,毕业于武汉大学信息学部。我有着20多年的人力资源管理经验,经历过上万员工的选用育留,我也有近20年的企业经营管理经验,和近10年的企业信息化咨询经验,担任过数百家企业的咨询指导。这一次肺炎疫情非同寻常,对员工安全和企业经营带来了巨大风险。

我在17年前完整经历过非典,当时我是北京一家游戏公司的总经理,我直属汇报的集团副总裁,就在非典时期因病去世。我深知疫情肆虐时期企业和员工的苦楚,我希望用我的经历和经验,帮助广大中小微企业渡过这一非常时期。况且,这次肺炎疫情最严重的地方,就是我的母校城市

Part.1

HR责无旁贷,但要抓住关键点

疫情高发期,人心惶惶,员工生命都受到威胁。然,企业还要生存渴望正常经营,来保障员工工资。企业主进退两难,员工也左右掂量,如果不能有效化解,还很容易引发纠纷,两败俱伤。保障企业安全返岗复工,既保护全员生命健康安全,又最大限度恢复生产,成为这一时期的重中之重。

这都和人力相关,企业的HR(人力资源)部门责无旁贷的就要冲在最前线,从一个业务的二线服务部门,成为一线战斗部门。这时候,人力资源部门的功底显露无余,是骡子是马,一溜便知。

我特别同情这时期的HR人员,头绪特别多,老板着急,员工心慌。网传的各种小册子也很多,全部都拿过来,总觉得还有遗漏。眉毛胡子一把抓的结果,就是顾头不顾尾,四处漏风。在这疫情高发期,一步走错,满盘皆输。我在非典时期,一个兄弟公司,就是全公司拉去隔离,历历在目。

头绪不怕多,但要把头绪理清楚,理出要素和结构层次来,先勾勒出完整全貌,就相对容易抓住重点,然后对症下药,疏而不漏。

三个关联场景



将恢复生产大链条拆分为三个关联场景:安全返岗,安全在岗,安全外联1、返岗。即员工从春节出行目的地返回工作所在地。2、在岗。即员工在企业、单位已经开始履行工作职责。3、外联。外联有两个方面:第一是到本公司办事的外访人员;第二,是本公司人员要出门到其他公司拜访。疫情期间尽可能要减少面对面的外联,但还是会有业务需要不可避免。而这一场景也是高危区。

三个防控区域



安全区隔离区污染区安全区,指已经确认无疫情侵扰的区域,对本企业而言,就是办公区。而且一定要把办公区守护成安全区,才能保障全员的生命安全和经营开展。污染区,就是不确定是否是安全区的外部公共区域,远包括外省、外市,近包括本市街道、楼宇大堂、电梯、楼道、公用卫生间、餐馆等。隔离区,人为界定相对封闭的区域,用以临时渡过潜伏观察期的区域。常用的场所是员工自己家中,以及办公场地的指定会议室或封闭办公区。

两个关联信息



这里关键信息就是指人员的关键信息,保障安全的关键信息。第一个关键信息是健康状况,指人员的身体基本健康特征。第二关键信息是流动状况,尤其是返岗过程中,全部的流动地点车次都需要掌握,这是做好安全复工的关键所在。有了前三点,我们就可以构筑出一个完整而立体的结构(如上图所示)。所谓安全在岗,就是在企业或单位的安全区内在岗办公,而返岗和外联,都会涉及到污染区,那就需要在隔离区进行医学观察,渡过潜伏期,确认员工身体安全。而判断的条件,就是两个关键信息,健康状况和流动状况。但健康状况往往到发病后才能发现,依据目前肺炎疫情传播情况,潜伏期也具备传染性,所以只依赖健康状况是不能判断安全。这就要引入流动状况参数,通过人员流动过的区域,判断是否为高危人群。根据这个结构,就可以在各个环节确立制度、方法,最大程度的保障安全返岗复工。

两个关键原则



关键原则一:公司制度严格执行!确立制度和方法后,守护好制度就成了重中之重,不可有任何侥幸心理,一旦中招,不但影响直接的经营,甚至会影响客户声誉,毕竟在特殊时期。特别强调,作为企业老板、管理者千万不可凌驾于制度之上,为方便自己而洞穿制度,否则很可能自己就成为那个摧毁公司安全体系的罪魁祸首。辛苦三十年,一夜回到解放前。关键原则二:员工关怀暖心到位。老板害怕,身为HR害怕,员工更害怕,更需要支持。尤其是在隔离区,有被隔离被抛弃的感觉。制度有时候是严苛而冰冷的,作为HR就需送上温情这时候必须要将员工关怀做得比平常更到位,要很温暖。员工都是公司财富,唯恐避之不及,一定会失去所有员工人心。如果真有病发、疑似、高危接触强制隔离,温暖也能够帮助员工走出心理困境,一个乐观的心态更容易走出情绪低谷。以上三个关联场景,三个防控区域,两个关键信息,两个关键原则构成整个安全返岗复工体系的设计思路,具体怎么做呢?

Part.2

安全返岗复工执行规划

成立疫情期返岗复工应急支持小组



任何执行,组织先行。成立专项应急小组,明确职责,保障执行。支持小组至少由HRD(人力资源总监)以上职位,或HRVP(人力资源副总裁)挂帅,统一协调公司资源、制定制度及应对方案、并拥有行政权。小组名称上为什么加上“支持”两字,对于员工而言,支持即帮助。在一刀切的政策下,很容易形成员工情绪对立。支持,就是和员工一个战壕的战友。疫情防控这件事,需要也必须得到员工的100%支持,这一定是相互支持的过程,阴阳合璧,方成太极。

根据三个关键场景制定制度



安全返岗返岗的安全,先要搞清楚员工返岗的现状,包括健康状况和流动状况。根据两个关键信息,有针对性进行返岗安排,需要自隔离的就要提前设计。同时根据返岗时间,自隔离时限,确定可以复工的人员计划,为下一步在岗生产提供人力保障。所以,需要一份《疫情期间安全返岗全员告知书》,告诉全员公司的返岗计划安排和自隔离的条件和时限,以及返岗信息收集通道。支持小组成员就要确保落实全员收集,无一遗漏。附件附一份已编写好的《疫情期间安全返岗全员告知书》,读者可自行修改以适应本公司需要。安全在岗安全在岗有两个层面,公司集中在岗和隔离在岗。公司集中在岗是在公司安全区内,但对于员工而言,公司以外的公共区域仍属于污染区,这是安全在岗的最重要防护区域。时刻牢记减少非必要接触。支持小组要设专人做到员工出入公司有检查,有提醒,有记录,态度温和而坚决。制定《疫情期间到岗工作管理制度》,做好明确规定和安排。对于隔离在岗,是支持有条件远程办公的岗位,在自隔离期,依然能参与经营活动。除了执行自隔离健康状况日报和隔离时间期限,还应实现远程考勤,及统一远程协作方式。这需要制定《疫情期间远程办公管理制度》,规范远程办公行为和高压线。附件已编写好的《疫情期间到岗工作管理制度》和《疫情期间远程办公管理制度》,读者可自行修改以适应本公司需要。安全外联一涉及到外联,就涉及到污染区。以现在疫情五花八门的传播方式和确诊人群,比非典时期可大多了。真心劝告,如无必要,杜绝外联。但企业经营活动必须要进行外联的,就要更加谨慎防控。安全外联包括两个方向,来访和出访。对于来访,制定《疫情期间访客管理制度》,对来公司的访客做详细记录,包括公司内受访人,访客的两个关键信息,同时专门指定访客会议室,面对面距离规定,访客离去就即时消毒等等,每个环节都不可掉以轻心。对于出访,制定《疫情期间差旅管理制度》,出差需填表备案申请,出差目的地、途径地是否有疫情高发城市,企业可自行做出审批条件。包括出差的交通工具都要登记在案,以便发现传染车次或航班召回时,应急支持小组有迹可循。而出差返程后,依然要进行自隔离程序。过分吗?告诉你,一点儿都不过分,在这个比非典还要高危的特殊时期。附件已编写好的《疫情期间访客管理制度》和《疫情期间差旅管理制度》,读者可自行修改以适应本公司需要。以上都是针对未发病防控的措施,作为应急支持小组,还必须制定一份《疫情期间感染应急规范》,应对真有企业员工发生确诊、疑似、高危接触强制隔离的情况。除了工作上、家属通知上的安排,公司的员工关怀尤为重要,暖心贴心,需要帮助员工树立信心,共渡难关。最后将所有制度规范成册,再合并到一个整体的《疫情期间公司管理制度》,方便员工收藏、阅读、遵守。而这个管理制度和企业原有的管理制度是补充关系,可以做成附加性制度,仅在疫情期间生效。除了疫情期间返岗复工的各项工作组织外,强烈建议公司的老板CEO发一封全员信,坚定信心,同舟共济员工需要老板给的定心丸,老板也需要员工的众人拾柴,这是老板的职责。

Part.3

写在最后,我的期望可以有天灾,但要杜绝人祸,准备上的失败,就是准备失败。对于HR而言,既是责任也是舞台,在这非常时期,更能体现HR对于企业,对于员工的价值。在疫情防治一线的背后,则是企业返岗复工的困境,这篇希望能对您和您的企业或单位有帮助,早日恢复生产和经营。如果您觉得有用,也恳请您转发帮助更多有需要的朋友。在天灾面前,我真心希望以己微薄之力,致力于以科技手段减少非必要接触,为疫情早日结束贡献一份力量。愿春回大地之时,我们可以自由呼吸!-END-
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