如何运用“帕金森定律”提高业务效率

首页 > 市场   发布机构: Tita企业OKR应用  2019-12-02 09:31


PDCA

“工作不断扩展,以填补完成所需的时间” — 西里尔·诺斯科特·帕金森

帕金森定律的由来

1955年,一位名叫西里尔·诺斯科特·帕金森Cyril Northcote Parkinson )的英国历史学家在《经济学人》上发表了讽刺性的文章,分享了他在英国公务员制度中的经验,并批评官僚机构的低效率本质。他在文章中写的第一句话成为了他著名法律的标语(上)。

为了描述他的观察,他以一个有很多空闲时间的老妇人为例。她花了一整天的时间将明信片寄给侄女。她可能只花一个小时就可以找到完美的明信片,另一个就可以找到自己的眼镜,另一个就可以找到地址,一个小时就可以编写和发送明信片。另一方面,一个忙碌的男人或女人只需花费3分钟即可完成此任务,从而迅速做出决定并有效利用自己的时间。

这对您和您的业务有何影响?

帕金森定律指出,您执行任务所需要的时间就是完成任务所需要的时间。

换句话说:
如果一天要做某事,那么它将在24小时内完成。
如果您应该在一周内完成某件事,那么它将在168小时内完成。
如果应该在一年内完成某些工作,那么它将在8760小时内完成。
员工会根据现有工作调整自己的步调。如果工作量减少,则它们的工作速度会变慢-
要么是因为他们没有执行压力,要么是因为他们在执行任务的初始阶段过分注重细节。
如果您的日程安排是从9点到5点,并且您有时间完成与工作相关的任务,则将需要8个小时才能完成这些任务。当您有这么长的时间时,通常会将任务推迟到最后一刻。
但是,如果工作量相同但完成时间只有一半,他们将投入更多的精力并更快地实现相同的目标。
当前的例子吗?让我们或许考虑一下英国脱欧谈判过程。英国政府于2017年3月触发了第50条,并开始了退出欧盟的进程,使他们有2年的时间完成谈判,然后才必须于2019年3月离开欧盟。据任何人所知,包括政府在内官员-到目前为止的20个月谈判中几乎没有取得任何成就,而且双方似乎仍未就许多关键问题达成共识。英国能否在六个月的谈判中取得相同的结果?毫无疑问,这将迫使他们和欧盟为双方的利益推动一项协议,而且随着它进入最后阶段,我们现在可以看到这一进程正在加速。

为什么会发生这种情况?

显然,减少身体和精神上的努力并以较低的速度工作更容易。
解?
减少完成任务所需的时间。
当您有较少的时间完成相同的任务时,压力会增加。最后一分钟的通话或紧迫的期限似乎可以提高效率和创造力。您不再对质量太过重视,并且随着截止日期的临近,您倾向于优先考虑速度,而对微调的关注则减少了。

打开生产力之门

那么,您如何利用帕金森定律来提高效率呢?

首先,您需要认识到生产力不足的症状。例如,当您有太多的时间来完成一项任务时,您倾向于拖延甚至推迟责任,直到最后期限迫在眉睫,这已成为当务之急。

人们习惯于在工作上花费大量时间,完成琐碎的任务并假装要有生产力- “为了工作而工作” 。但是长时间花在某些事情上并不是真正的生产力。人们通常会告诉您将更多的时间投入到工作中,但是他们是否曾经告诉过您减少工作量呢?


解决生产力不足的方法可能是更聪明地工作,而不是更努力。以下是使用帕金森定律如何有效管理任务的过程:
1. 分解任务。您可能有大量的待办事项清单,其中包含许多项目和明确的截止日期。通过确定您最重要的任务来开始生产过程。方法如艾森豪威尔矩阵可以帮助您设置优先级,以什么急事,或者什么是你自己或你的团队的时候真的很重要。
将这些任务分解为较小的,规模较小的任务,可以有效地管理这些任务,并为每个任务设置适当的期限。这样,您可以增加可完成任务的数量,但要保持可完成的期限。我们发现处理几分钟即可完成的更小和更简单的任务比完成一个月要完成的任务更有效率。

任务

计划表


例如,您可以将“ 将在6个月内完成论文的撰写” 转换为一些小任务,例如:“在48个小时内阅读和总结资料”。

想法是保留守时,同时通过可实现且相对简单的任务来扩大工作范围。
2. 缩短您的截止日期。一旦知道了最重要的小任务和可完成的任务,就认真考虑一下截止日期。改变当前保守的期限,缩短完成每个任务的时间。
例如,如果您为“ 在48小时内阅读和总结一个资源 ”设置了初始期限,则可以考虑更改该期限,并以36小时甚至24小时内完成为目标
。他们自己的可交付成果和截止日期。使用番茄技巧对您的工作进行计时。这种做法使用的计时器会对性能产生轻微的压力,帮助您集中精力处理各种干扰。想法是保持相同的工作范围,同时减少截止日期。

当帕金森定律被推到极致时

对法律的错误解释会对个人和整个企业产生负面影响。
一些管理人员对帕金森定律太熟悉了:如此之多,以至于他们将它推向了极致,并试图在给定的时间内塞满实际无法完成的工作。他们将开始安排过多的任务,纯粹是为了使每个人都忙于计划并按期完成紧迫的任务,而不必再花时间拖延或担心太多细节。
一开始,每个人都会创造奇迹以保持时间表,但是事实是,当工作量过多时……

  • 任务通常不会完成-任务数量增加太多,并且期限越来越紧
  • 如果及时完成,这些任务的质量可能会受到影响
  • 最后,员工有倦怠和辞职的风险

在短期内,将精神和身体压力置于日常工作中将会取得良好的效果。但是承受太大的压力,它可能导致员工面临长期的压力问题,或者通俗地称为倦怠


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