怎样让工作生活井然有序?

首页 > 其他   发布机构: 博思嘉业  2018-02-12 22:56

线上HR商学院说

时间有限,事情那么多,怎样把工作生活安排的井然有序的?

本文斯科特·扬是远在大洋彼岸的一名学霸,年纪轻轻就在12个月内自学拿到了美国麻省理工学院毕业证,成为麻省理工史上最年轻的毕业生,同时他经营博客,参加TEDx演讲,游历四国,学习了四门语言,平时还要健身,阅读,经营俱乐部……时间有限,事情那么多,他是怎么把工作生活安排的井然有序的?

1、条理性是一种技能

许多人认为做事有条理是一个人的个性问题。真正有条理的人大脑线路异于常人,他们被迫拥有整齐存放的文件夹和记住截止期限与待办事项的记忆力。这简直荒谬。条理性是一种可以学习的技能。

如果条理性是个性问题,它绝不是我与生俱来的。我天生的生活状态几乎是混乱的,地板用来放置物品,盒子用来装文件。如果我可以从一个懒汉变成一个有条理的人,那我猜你也可以。

条理性要靠专门的设计和保持。如果你有一个设计精良的组织系统(这个系统散乱的人无法做出来),你就能花很少的力气把一切保持得井井有条。定期的维护是必要的,因为就算有几乎完美的系统,也会有偶尔的突发事件打乱它。

2、少点儿混乱,少点儿压力

条理性与生产效率的关系极其微弱。我知道很多生产效率很高的人,他们经常把东西搞得一团糟。条理性的真正目的在于减少记住所有事情所需要的脑力。如果你没有一个系统让所有事情都井井有条,你就需要用脑子把这些都记住。然而,你的头脑并非那么可靠。

学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱,少点儿压力”的哲学思想。这说明组织有两个前提条件:

(1)你的物理环境。让事物都排列有序,仅仅整齐是不够的。给每个物品一个规定好的地方,避免杂乱无章。

(2)你的任务和工作。有一个知道如何处理待办事项的有组织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力。当你的组织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候,你可以专注工作,不用随时记住接下来要做什么。

 3、捕捉装置

这条建议出自热衷条理性的人们奉为圣经的《搞定》(Get things done,GTD)。捕捉装置是一种无论何时都能记录事情、想法、项目、任务或者通知的方法。如果你穿了裤子,那么你就有条件携带可以防卫的捕捉装置。

我的捕捉装置是口袋里几张4×6尺寸的卡片和一支笔。无论什么时候我想记下接收到的信息,我都会写在纸上。回到家,我就会把这些信息誊到更精密的储存信息的系统中。

捕捉装置是解除记忆压力的首要方法。如果你在哪都有一个捕捉装置,那你就不会忘记任何事。善记笔记的能力可以让你避免不慎遗忘时间、后续要求或新的待办事情。

拥有一个捕捉装置也是尊重他人的体现。相比那些只是说“我会再和你联系”的人,我会更尊敬那些有具体书面要求的人。上面提到的那种卡片只要花费不到1美元即可,所以你不必利用一些炫酷的技术来让自己持续前进。

4、给所有东西规定放置的地方

要做到有条理,关键是给每个东西规定一个放置的地方。家里的每一个物品都应该放在该放的地方。每一项任务、事情和项目都应该在你的系统里有一席之地,等待着你来处理。混乱就是由一些无处放置的东西不断堆放引起的。

你可以通过检查你现有的系统,然后把一些没地方放的东西收起来开始变得有条理。这个得花一整天甚至两天才能完成,不过一旦搞定,保持起来就容易许多了。

一旦你有了自己的屋子,如果一些类别模糊不清的东西不能被快速地收置起来,屋子就会混乱。有些东西不能明确地归为某一类,比如你有一个文件夹专门放收据收条,另外一个专门放收入和收益。那银行账单该放到哪一个文件夹里呢?

有两个选择可以解决这个问题。如果你觉得这个东西不经常出现,你可以把它放在相关类别里面。如果它时常新增,那就找另外一个地方放起来。如果你会收到很多银行账单,你可以用一个全新的以“银行”命名的文件夹,这个文件夹可以放许多类似的文件。

5、简单的组织系统

在过去的几年中,我一直在用一个非常有用的组织系统。我称它为“简单的组织系统”,因为它把我所有的工作信息分成三类。GTD(Get Things Done,把事情完成)有很多分类,但很多是大部分人不需要的。

我的这三大类是项目、任务和活动。几乎所有我需要记录的都属于这三大类中的一类。至于那1%无法归入的特殊情况,我专门做了一个杂项的表来收集这些随机的想法。

维护这三大类相对容易。如果你有5个、6个甚至12个类别,你也许不会定期检查任何一类。然而这样的话,这些类别很容易被遗忘,也不再发挥作用。因为我定期检查,所以我的这三类非常有用。在我需要的时候它们立刻能帮助我,而且不会废弃不用。

这个方法很重要,所以接下来我会逐一探讨每一个类别。

6、简单的组织系统:项目

第一个大类是项目,一个项目是有共同目标的许多个任务的集合。任务缺乏结构,在工作的海洋里,它们像是游来游去却没有脊骨或复杂的神经系统的水母。但项目不同。有了项目,任务被集合在一起,突出了某些事情的重要性。写一本书是一个项目,写其中的一页就是任务。

我用一些小纸条来细化我的项目。这些纸条概述了我理想的结果和为了完成结果需要做的任务。完成项目而非任务是十分重要的,所以我更加注重灵活性。如果我决定不在书里写某一章,我就可以不写。一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成。

项目相对稳定,不会因为新的信息而被快速更新。所以,项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活。因此,在我的系统的三大类中,项目是更新最少的。

7、简单的组织系统:任务

第二个大类是任务,就是具体要去做的事。任务是一些需要完成的比较小的、独立的行动。任务有三个部分,总体待办事项、周目标和日目标。总体的待办事项包含那些既不属于项目也不属于活动。周目标和日目标是我主动要去做的事情,这在第1章开头就提到过。

这个系统的所有部分归结起来就是任务。每周,项目会把具体的任务分配到每周的待办事项上。活动也会在每晚分配到每天的待办事项中去。每日目标是我每天唯一需要检查的内容。

任何没有项目的任务我都会把它归为总体的待办事项。每周它们会随项目工作一起被分配到周工作列表中去。如果这周就要完成一个新的任务,我就会把它调整到周列表。如果这个任务这一天就要完成,那就直接归入日工作列表。

8、简单的组织系统:活动

我的“组织三脚架”最后的一条腿,也就是第三个大类—活动,它是一些只能在特定时间干的事。尽管我的待办事项可以在任何时候做完,但是活动常常有时间限制。如果我跟保罗约好12点吃午餐,那14:30吃就是不可以的。

我有一个日历来记录活动。如果活动日快要到了,我就会把这个活动从日历移到我的每日工作列表上去。我不会把它放在周列表中,这样可以避免周列表上的事情太多,看不过来。我的日工作列表都是一些孤立的任务,包含了所有当天要完成的项目和活动。

谷歌日历是我经常用来记录活动的方式。不仅仅因为它免费,而且只要有网络,它就可以使用,特点非常鲜明。你可以记录任何不能在纸质日历上注明的地点、解释说明,时间和细节。

9、写出你的目标

和项目一样,写出目标也是十分重要的,光用头脑记住是不利于完成目标的。将目标写下来有几个好处:(1)让目标不被遗忘。(2) 给你动力去完成目标。(3)可以让你有一些模糊的想法,并把它们变成具体的目标。

我把我的目标和项目都放在一个夹子里,而且我更喜欢用纸来写下目标是因为这样更具体,更加切实可行。拿着一个亲手写下的目标如同拿着对自己许下的一份契约。

当你完成了哪一个目标,可以在纸上对照着看,然后把它放入夹子的另外一个地方。已经完成的目标会带给你巨大的动力,快速浏览它们会让你有信心完成更多的目标。但是在那之前,得先把目标写下来才行!

10、分支法

我的组织哲学是分支法。我相信人无法提前设计一个完美的组织系统。人的生活在变,信息的种类和设定的目标也随之变化。与其寻找“完美的”系统,不如建立一个能随时适应新变化的系统。

分支法就是这样一个系统。有了它,你要定期检查你的组织系统。检查的时候注意这几件事情:(1) 有没有哪些类别里面包含了太多东西?如果有,把它分成小的类别。(2)有没有哪些类别没有用过?把它归入一个相关的类。不过,如果这个类别经常需要检查(待办事项、日历、文件),加进去太多东西有点危险。(3) 有没有可以建立的新类别?如果你有新的工作,你可以建立一些以前没有的类别。单独分开它们,避免跟已有的系统混在一起。

11、通信记录

通信记录是你的组织系统中一个可额外增加的可选择类别。我说它可选择是因为有些人并不需要:一个学生可能不会保存过去几个月的邮件来往记录,但一个电话销售和售后服务员就会这样做。

基本的通信记录格式是把你联系的每个人或组织的通信信息分别写在一张纸上,可以按照日期、时间、联系方法、联系人姓名和通信内容分成不同的列。你在任何时候与记录上的某一个人谈话,都可以在指定的表格里记下信息。

通信记录有用,是因为:(1)看你的承诺是否实现。你在做曾经许诺要做的事情吗?(2)查看联系的时间。还在等回复?你可以看一下你的通信记录,找找上一次联系的日期来判断是否要再发一封邮件。(3) 把通信记录归入你的组织系统。它会提醒你上面的任何新信息都可以归入你的任务和活动列表中。

12、做你承诺过的事

这条建议包含了许多保持条理性的步骤。我猜至少60%保证做却没做到的事情都是因为忘记了,而不是因为做不到。比如有人问你件事,你忘记回复了。他发了邮件给你,但那封邮件就躺在你的收件箱内。

想要变得更可靠,第一步是记录你的捕获装置上所有的话。如果有人跟你要什么,你首先应该写下来。在谈话的时候,我不会让任何行动进入到我短期的记忆里面。对于这条规则,我唯一的经验就是把这个条目直接归入我的任务、活动或项目类别里。

下一步就是保证一些模糊不清的条目可以归入你的周和日目标中。假设你答应给某人发一个报告,但并没有说明具体的时间。那么你应该给自己设一个时间线来完成这件事,把它加进你的日目标、周目标或是日历里。这样你就能够保证它最终出现在你最新的任务列表中。如果你的系统没有这个功能,那这件事情很容易无限拖延下去。在跟你共事的人眼中,经常性的拖延可是像不守信用一样糟糕。

13、整齐VS有条理

 整齐和有条理还是有一些差别的。当你的书桌非常杂乱的时候,你可以让它变得干净整洁。而有条理并不是该表面现象,它该是一个让你找到东西和储存东西都变得容易的系统。

 你也许还记得小时候的这些片段:父母让你清理房间,然后你就开始打扫床下的所有东西。房间看起来干净了,但并没有条理。成年人也很容易陷入这个陷阱之中,尽管你并不是清扫文件柜底下的杂物,而是单纯的整理。但条理性是一个系统。这就意味着要想有条理,你可以:

(1) 把新的东西放在该放的地方。包括无形的东西,比如任务和重要的信息。(2)找到你需要的东西不能花费太长时间。花几小时找一个东西就是没有条理性的标志。

14、阅读笔记

怎么整理你学到的东西?对大学生来说,他们可能已经有了一套做笔记和划重点的系统。一旦毕业,你怎样让你得到的知识和想法显著和突出呢?

我发现,在阅读的时候,用活页夹来记笔记是一个有用的方法。这样可以在读一本书时记录一些好的思想、语句和有趣的信息。虽然不需要考试,记笔记看起来有些呆板,但用笔记本从几个方面来说都是有用的:

(1) 它帮助你抓住一本书的核心思想。如果你想回头去看这本书,找出关键信息,你只需浏览2~4页笔记,而不是200~400页的书。

(2) 它比书页折角和画下划线快。在书上做笔记是很快的,但事后你想查看起来就慢得多了。在笔记本上记录可以让你更快地回忆书上内容。

(3)你的记忆不是完美的。我发现,一本书上的知识只能在我的头脑中活跃一个月左右。笔记本却可以充当一个恢复记忆的工具。

15、数字条理性

让你的硬盘有条理,有很多种方法。尽管网上有很多文章介绍了一个又一个系统,但它们的原则是一样的:给每个东西一个放置的地方,定期维护,并寻找变化。

数字文件保存起来有几点需要留心:(1)数字存储几乎是无限的。随着硬盘的费用越来越便宜,删除什么东西变得毫无压力。但新旧文件混在一起的时候,就会令人付出不小的代价。我建议定期清理不需要的文件,并且把档案和常用文件分开。

(2)分支非常容易。数字文件根据用途来拆分和合并文件夹是十分容易的。当你开始注意到一个文件夹特别杂乱的时候,把它分成几个不同的文件夹。如果一个文件夹很少被用到,请把它和另外一个合并。记住,清除不用的文件,否则你的文件夹将会不受控制地分下去。

(文章于网络,由博思嘉业精心推荐)

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